По новым требованиям закона создание и введение в действие на предприятии эффективной системы управления охраной труда подразумевает наличие определенного набора документов СУОТ. Расскажем, что это за документы и как с ними работать.

Общий подход

Основные нормативные документы СУОТ с 2016 года, которыми должно руководствоваться каждое предприятие, это:

  1. Трудовой кодекс (ст. 209 и 212 ТК РФ);
  2. Типовое Положение о системе управления охраной труда (утв. приказом Минтруда России от 19.08.2016 № 438н, далее – Положение № 438н).

Хотя заметим, что указанное положение можно с натяжкой назвать нормативным документом СУОТ. В 2016 году оно наконец-то принято, однако носит примерный характер. Его можно взять лишь за основу как ориентир.

Подробнее об этом см. «Какой должна быть система управления охраной труда с 2016 года на предприятии».

О каких документах идет речь

Многие легкомысленно считают, что политика предприятия по охране труда ограничивается принятием общей декларации о СУОТ, которая включает гарантии соблюдения государственных нормативов охраны труда и добровольно взятых на себя обязательств. Это не так. Перечень документов по СУОТ должен быть значительно шире. Как минимум, он включает (п. 4 Положения № 438н):

  1. внутренние нормативные документы СУОТ (2016 года и более ранних периодов);
  2. документы, в которых происходит фиксация различных событий и мероприятий по охране труда: журналы, акты, записи и др.

Таким образом, в целом – это документы, подтверждающие создание и функционирование СУОТ. Трудовая инспекция ими обязательно заинтересуется. Кроме того, они позволят безопасно списать в налоговом учете затраты на мероприятия, которые предусмотрены в разработанной для вашего предприятия СУОТ.

Также см. «Образец приказа о внедрении СУОТ: как должен выглядеть».

Кто и с какими документами СУОТ на предприятии должен иметь дело в силу обязанности, установленной Трудовым кодексом? Ответ на этот вопрос можно частично найти в Типовом положении Минтруда о СУОТ. Для вашего удобства мы собрали основные сведения в таблицу.

ДолжностьОбязанности по ТК РФ в отношении документов СУОТ
Работодатель (самостоятельно)Руководит разработкой распорядительных документов и распределяет обязанности по охране труда между:

• своими заместителями;
• руководителями структурных подразделений;
• службой (специалистом) охраны труда.
Работодатель (через своих замов, начальников подразделений)Обеспечивает доступность действующих документов и информации с требованиями охраны труда, чтобы персонал и иные лица могли с ними ознакомиться
Служба или специалист по охране трудаКонтролирует, что персонал обеспечен юридической и методической документацией по охране труда.
Начальник структурного подразделенияОбеспечивает наличие в общедоступных местах подразделения документов и информации с требованиями охраны труда, чтобы персонал и иные лица могли с ними ознакомиться
Мастер или бригадирОтстраняет от работы сотрудников в состоянии алкогольного (наркотического, иного токсического опьянения) и документально оформляет подобные факты, сообщает об этом начальнику подразделения.

Кроме того, на работодателе лежит обязанность установить порядок оформления отчетов об (п. 63 Положения № 438н):

  1. авариях;
  2. несчастных случаях;
  3. профессиональных недугах.

Как организовать документооборот

Пункт 8 Положения № 438н гласит, что в положение предприятия о СУОТ обязательно должен входить раздел о том, как происходит управление документами СУОТ. И здесь в первую очередь нужно отталкиваться от сферы и особенностей вашей деятельности.

Руководителю в документах СУОТ важно установить 4 базовых параметра, благодаря которым система станет эффективно работать:

1Формы и рекомендации, согласно которым будут оформляться внутренние нормативные акты и иные документы со структурой СУОТ
2Обязанности и ответственность в рамках охраны труда каждого подразделения и конкретного исполнителя
3Как будет обеспечена охрана труда и контроль
4Необходимые связи между подразделениями, которые обеспечивают работу СУОТ

Руководителю при формировании соответствующих перечней подразделений и списков сотрудников важно не пропустить ни одно ответственное лицо и подразделение, которые будут включены в разработку и утверждение документов СУОТ. То есть, от высшего руководства до рядовых специалистов.

В отношении документов СУОТ предприятие также должно прописать:

  • порядок их разработки;
  • согласования;
  • принятия;
  • пересмотра;
  • сроки их хранения.

Некоторые документы и записи по СУОТ категорически нельзя как-либо пересматривать, обновлять и изменять. Среди них:

  • акты и иные записи о работе СУОТ;
  • журналы учета и акты записей о ЧП, несчастных случаях, профессиональных болезнях;
  • записи о влиянии на работников негативных факторов, о мониторинге условий труда и состояния здоровья персонала;
  • контрольные итоги функционирования СУОТ.