В чем смысл штрих кода на справке 2 НДФЛ? Расскажем о важной миссии данного реквизита.

Обязательный элемент

Форма 2-НДФЛ претерпела изменения осенью 2015 года. На справке теперь обязательно должен быть проставлен специальный двухмерный штрих код. Расположен он вверху слева, в самом углу. Так как нововведение произошло в 2015 году, штрих код на справке 2 НДФЛ должен быть и в 2016, и в 2017 году.
shtrih-kod_v_2-ndfl

Отсутствие штрих кода свидетельствует о неверном заполнении документа. Такую справку у налогового агента уже не примут, а сдавать 2-НДФЛ на своих сотрудников работодатель обязан в соответствии со статьей 230 НК РФ. Основанием отклонения справок без штрих кода будет то, что редакция обновленной 2-НДФЛ – это утвержденная законом форма.

Для чего нужен

Уже несколько лет подряд налоговики занимаются кодированием форм отчетности. Это развивает сферу электронного документооборота, а значит, упрощает работу не только налоговых агентов, но и специалистов ИФНС. Штрих код на 2-НДФЛ появился в рамках этой программы. Ранее двухмерные коды присваивали и другим документам. Он есть и на форме 3-НДФЛ.
3-ndfl

Преимущество документов с нанесенным на них штрих кодом – быстрота их обработки. Вся информация из отчетности автоматически попадает в систему. Специалистам ИФНС не приходится вбивать данные вручную. Все они распознаются машинным способом. Внедрение таких технологий позволяет серьезно снизить вероятность совершения ошибок. Со стороны налоговой службы они равны практически нулю.

Также см. «В чём отличие 2-НДФЛ от 3-НДФЛ».

Если программа не ставит штрих код

При использовании последних версий бухгалтерских программ налоговый агент избавлен от необходимости проставлять на 2-НДФЛ штрихкод. За него это автоматически делает система. В результате программа выдает уже заполненные справки с проставленными штрих кодами.

Также см. «Электронные сервисы для бухгалтера на сайте ФНС: используем с умом».

Если же используемая система не проставляет штрих коды, то поступать нужно в зависимости от среднесписочной численности работников.

Количество человек, работающих в организацииКак поступить
До 25 человекСкачать актуальный бланк документа, внести все сведения по работникам, распечатать справки на бумаге и отнести их в ИФНС или отправить по почте
От 25 человекНайти на сайте ИФНС специальный программный комплекс «Налогоплательщик ЮЛ» и пользоваться им

Данная ссылка ведет на сайт налоговой службы и поможет отчитаться о доходах физлиц: www.nalog.ru/rn77/program/5961229
programmy_na_sajte_fns

А по этой ссылке на нашем сайте можно ознакомиться со справкой 2-НДФЛ и скачать ее: http://buhguru.com/dokumenty/3877.html

Рекомендации по работе с новыми бланками

Чтобы избежать возможных недоразумений (машина не может считать данные или делает это неверно), необходимо придерживаться следующих рекомендаций:

  • не соединять справки скрепками или скобами между собой, дабы сохранить штрих коды в целости;
  • внося какие-либо изменения в справку, ответственному лицу нужно ее вновь форматировать и распечатывать, если потребуется.

Также см. «Сдаем 2-НДФЛ через Интернет».