Действующее законодательство РФ не содержит запретов или ограничений на оказание финансовой поддержки работникам. Организации и предприниматели могут перечислять в пользу сотрудников средства сверх фактического заработка. Рассчитывая такие выплаты, необходимо учитывать, что материальная помощь облагается НДФЛ и является доходом. Положениями статьи 217 НК РФ предусмотрен особый порядок начисления и удержания с нее налога.

Как правильно оформить документы: общие требования

Решение о выделении средств на поддержку работника, оказавшегося в затруднительном имущественном положении, принимает руководитель компании. Иногда к обсуждению привлекают непосредственных собственников фирмы. Соответствующее распоряжение издают в индивидуальном порядке, и о систематичности здесь речи не идет. В качестве юридического базиса выступают ТК РФ, Закона о страховых взносах, а также нормы статей 217, 252 и других НК РФ.

Условиями отнесения средств к категории материальной помощи считают:

  • выраженную социальную направленность;
  • разовый характер;
  • добровольность принятия решения работодателем;
  • чрезвычайность обстоятельств (форс-мажор).

Специалисты рекомендуют обратить внимание и на требование о единовременности. Это условие установлено, например, в отношении посмертных пособий. Число платежей в пользу сотрудника значения не имеет, однако все они должны быть сделаны в рамках одного распоряжения. Такую позицию Минфин РФ озвучил в письме № 03-04-06/46587.

Основанием оказания помощи становятся личное заявление человека или служебная записка от его непосредственного начальника. В качестве приложения выступают документы, подтверждающие резкое снижение уровня жизни:

  • справки из госслужб, учреждений;
  • заключения независимых организаций;
  • свидетельства стандартного образца;
  • акты, решения и протоколы правоохранительных органов.

Приложения к заявлению оформляют в виде копий. Удостоверение их подлинности проводят штатные сотрудники путем сравнения с оригиналами. Конкретную сумму не указывают. Однако сотрудник вправе озвучить примерную потребность в средствах (в рублях).

Выплаты производят после издания соответствующего приказа. Деньги перечисляют с учетом принятых в организации способов, а суммы принимают во внимание при расчете фискальной нагрузки работодателя.

Важно! Провести премию, часть заработной платы или иные перечисления в пользу сотрудника под видом матпомощи нельзя. Если в ходе проверки контролирующему органу не будет предоставлено достаточное обоснование, все дочисления признают трудовыми. Такое решение неизбежно повлечет образование недоимки, в том числе по подоходному налогу и страховым взносам

Особенности применения льгот

Налоговое законодательство обязывает удерживать и перечислять в бюджет 13% с большинства доходов сотрудников. Освобождение от уплаты НДФЛ с материальной помощи в 2016 году предусмотрено в следующих случаях:

1. Рождение или усыновление детей

Не облагаются налогом пособия, перечисленные в пользу сотрудника в первый год после выдачи свидетельства о рождении (усыновлении) ребенка. При этом общий объем поддержки не должен превышать 50 000 рублей на одного несовершеннолетнего.

Важно! Этот лимит – общий для обоих родителей. Если один из них воспользовался освобождением при получении выплаты и исчерпал установленную норму, то второй на льготу претендовать не может. Причем факты регистрации брака и совместного проживания значения не имеют.

2. Смерть

Подробные разъяснения по поводу посмертной выплаты дали представители Минфина РФ в письме № 03-04-06/6-217.

Работодатель вправе оказать помощь в случае кончины самого сотрудника или его близкого родственника. Освобождению от НДФЛ подлежит весь размер поддержки. Юристы напоминают, что под действие льготы попадают не только граждане, которые на момент трагедии состояли в трудовых отношениях с налоговым агентом. Использовать механизм можно при единовременных выплатах бывшим работникам и их семье.

Заметим, что правила отнесения к категории родственников приведены в гражданском законодательстве.

3. Стихийные бедствия и теракты

Чрезвычайные обстоятельства также отнесены законом к случаям, когда материальная помощь НДФЛ не облагается. Лимитов по сумме закон не устанавливает, поэтому размер отчислений зависит от возможностей работодателя. Однако организации или ИП придется доказать факт стихийного бедствия. К таким событиям традиционно относят наводнения, ураганы, тайфуны, землетрясения и т. п.

Свидетельством могут служить документы территориальных отделений ТПП, акты страховых компаний. Письмом Минфина России № 03-04-06/44861 признана возможность обоснования решения справкой из территориальных управлений МЧС.

Допустимо включать в перечень оснований и пожары. При этом потребуется приложить к заявлению акт об оценке ущерба.

Внимание! Особое место в льготном перечне занимают средства, выделенные бывшим сотрудникам. Организация вправе поддерживать своих пенсионеров, оплачивая, например, медицинские услуги. От НДФЛ такой доход освобожден. Льготу разрешено применять при расходовании чистой прибыли компании.

Основанием реализации этого механизма служит пункт 10 статьи 217 НК РФ, а также письмо ФНС России № ЕД-3-3/75@.

Формально законодатель не ограничивает представителей бизнеса в праве оказания материальной помощи. Деньги разрешено выделять на дорогостоящее лечение, в особых жизненных ситуациях. Однако под вычет они попадут лишь в пределах минимального лимита. В 2016 году он составляет всего 4000 рублей. Все платежи сверх этой суммы должны быть включены в расчетную базу по НДФЛ и страховым взносам.

Таким образом, на вопрос облагается ли материальная помощь НДФЛ в 2016 году, можно ответить утвердительно. Изменений в правилах не произошло.

Что должен учесть бухгалтер: юридические тонкости

При применении норм налогового законодательства у специалистов нередко возникают затруднения. Оказание финансовой поддержки требует ответов сразу на несколько вопросов:

  • есть ли основания для выплаты;
  • облагается ли материальная помощь НДФЛ;
  • соблюден ли порядок оформления финансовой поддержки;
  • можно ли издержки учитывать в составе коммерческих расходов работодателя.

Избежать ошибок позволяет разработка пошаговой инструкции или регламента для бухгалтера. Внутренний нормативный документ поможет выстроить законную схему расчетов и исключить претензии контролеров.

Важно! Наличие оговорки о возможности оказания имущественной поддержки членам трудового коллектива в локальных актах обязательно

В учетной документации компании материальная помощь находит отражение в составе расходов. Выплаты производят из средств чистой прибыли, в том числе полученной в предшествующие годы. В 2016 году сократить облагаемую налогом на прибыль компаний базу на такие суммы нельзя. Запрет установлен статьей 270 НК РФ. Исключение составляют разного рода пособия. Ярким примером трудовой выплаты, сокращающей фискальную нагрузку работодателя, является единовременный платеж к отпускным. При этом право на получение должно быть согласовано с профсоюзом или прописано в коллективном соглашении (письмо Минфина РФ № 03-03-06/1/43912).

Материнский капитал

В завершение отметим, что перед бухгалтером может встать необходимость расчета налога с целевых социальных выплат. На вопрос, облагается ли НДФЛ материнский капитал, законодатель отвечает отрицательно. Учитывать эти суммы при исчислении платежей в бюджет не нужно. Основанием служат положения пункта 34 статьи 217 НК РФ.

Реализация прав на государственную поддержку не лишает граждан прав на дополнительную поддержку со стороны работодателя. Кроме того, компания (ИП) не признается налоговым агентом по этому направлению.