Законодательство требует, чтобы организации соблюдали порядок и срок хранения бухгалтерских документов. При нарушении правил возможны штрафы и начисление налогов. Наша консультация поможет принять правильные решения и избежать неприятностей при проверках.
Юридическая сторона вопроса
Обеспечить сохранность учетной и отчетной документации входит в обязанности руководителя.
Требования к хранению документов бухгалтерского учета установлены статьей 29 Закона <О бухучете˃ № 402-ФЗ. В перечень входят:
- вся «первичка», в том числе счета-фактуры;
- регистры бухучета;
- бух. Отчетность.
Очень тесно к перечисленным категориям примыкают заключения аудиторов, реестры сведений о доходах физических лиц и др.
Сроки и порядок хранения бухгалтерских документов желательно прописывать в уставе организации, положении об архиве и других внутренних нормативных актах.
Для акционерных обществ сроки хранения документации также прописаны в постановлении ФКЦБ России № 03-33/пс.
Почему нужно обеспечивать сохранность
Документация, оформленная и подписанная от имени предприятии, имеет определенную ценность. Поскольку:
- подтверждает факт заключения сделок с контрагентами;
- является информационной основой для составления бухгалтерской отчетности, которую вместе с «первичкой» изучают налоговые инспекторы.
По Закону <О бухучете˃ руководитель предприятия обязан:
- обеспечить безопасность хранения;
- исключить вероятность внесения изменений;
- соблюдать порядок передачи документации, установленный организацией (при смене начальства).
По закону ведение бухгалтерского учета и хранение документов организуются руководством предприятия. А их оформлением и передачей в архив занимается обычно главный бухгалтер.
Срок хранения бухгалтерской документации
Согласно части 1 статьи 29 Закона <О бухучете˃ длительность хранения устанавливают согласно правилам государственного архивного дела. Минимальный срок – 5 лет после отчетного года. Обратите внимание, что законодательством установлены точные сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Таблица ниже это наглядно демонстрирует:
| Категория документа | Продолжительность, лет |
| Первичные учетные | 5 |
| Регистры бухучета | 5 |
| Годовая отчетность | бессрочно |
| Квартальная отчетность | 5 |
| Месячная отчетность | 1 |
Аналогичные сроки действуют для электронных документов, подлинность которых подтверждает цифровая подпись. Уничтожать их запрещено в течение 5 лет с момента их последнего использования для отчетности.
ПРИМЕР
ООО «Гуру» занимается реализацией минеральной воды на протяжении 4,5 лет. Главный бухгалтер В.П. Коновалов, которому было поручено систематизировать документы, собрал материалы от бухгалтеров, ведущих учет по отдельным участкам. На основании полученной информации была создана таблица со сроками хранения документов бухгалтерского учета в фирме «Гуру». Часть из них представлена ниже:
| Тип документа | Продолжительность хранения, лет |
| Акты выполненных работ | 5 |
| Первичные документы и план счетов | 5 |
| Реестр с информацией о доходах физических лиц | 75 |
| Табели и журналы, учитывающие рабочее время | 5 (при обычных условиях труда, иначе – 75) |
| Трудовые соглашения | 75 |
Нарушения
Последствия за нарушение сроков хранения бухгалтерских документов выражены в административной ответственности. Сумма, которую взыщут в доход государства, зависит от тяжести правонарушения. При повторном инциденте она будет больше. Ответственность несут руководитель предприятия и главный бухгалтер.
В зависимости от обстоятельств и вида предприятия ответственность за несоблюдение порядка хранения бухгалтерских документов в организации может наступать по статьям 13.20, 13.25 и 15.11 КоАП РФ
Кроме того, отсутствие счетов-фактур и/или регистров бухучета подпадает под ст. 120 НК РФ. Штраф – от 10 000 рублей.
Также см. «Самые распространенные бухгалтерские нарушения».