Законодательство требует, чтобы организации соблюдали порядок и срок хранения бухгалтерских документов. При нарушении правил возможны штрафы и начисление налогов. Наша консультация поможет принять правильные решения и избежать неприятностей при проверках.

Юридическая сторона вопроса

Обеспечить сохранность учетной и отчетной документации входит в обязанности руководителя.

Требования к хранению документов бухгалтерского учета установлены статьей 29 Закона <О бухучете˃ № 402-ФЗ. В перечень входят:

  • вся «первичка», в том числе счета-фактуры;
  • регистры бухучета;
  • бух. Отчетность.

Очень тесно к перечисленным категориям примыкают заключения аудиторов, реестры сведений о доходах физических лиц и др.

Сроки и порядок хранения бухгалтерских документов желательно прописывать в уставе организации, положении об архиве и других внутренних нормативных актах.

Для акционерных обществ сроки хранения документации также прописаны в постановлении ФКЦБ России № 03-33/пс.

Почему нужно обеспечивать сохранность

Документация, оформленная и подписанная от имени предприятии, имеет определенную ценность. Поскольку:

  1. подтверждает факт заключения сделок с контрагентами;
  2. является информационной основой для составления бухгалтерской отчетности, которую вместе с «первичкой» изучают налоговые инспекторы.

По Закону <О бухучете˃ руководитель предприятия обязан:

  • обеспечить безопасность хранения;
  • исключить вероятность внесения изменений;
  • соблюдать порядок передачи документации, установленный организацией (при смене начальства).

По закону ведение бухгалтерского учета и хранение документов организуются руководством предприятия. А их оформлением и передачей в архив занимается обычно главный бухгалтер.

Срок хранения бухгалтерской документации

Согласно части 1 статьи 29 Закона <О бухучете˃ длительность хранения устанавливают согласно правилам государственного архивного дела. Минимальный срок – 5 лет после отчетного года. Обратите внимание, что законодательством установлены точные сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Таблица ниже это наглядно демонстрирует:

Категория документаПродолжительность, лет
Первичные учетные5
Регистры бухучета5
Годовая отчетностьбессрочно
Квартальная отчетность5
Месячная отчетность1

Аналогичные сроки действуют для электронных документов, подлинность которых подтверждает цифровая подпись. Уничтожать их запрещено в течение 5 лет с момента их последнего использования для отчетности.

ПРИМЕР
ООО «Гуру» занимается реализацией минеральной воды на протяжении 4,5 лет. Главный бухгалтер В.П. Коновалов, которому было поручено систематизировать документы, собрал материалы от бухгалтеров, ведущих учет по отдельным участкам. На основании полученной информации была создана таблица со сроками хранения документов бухгалтерского учета в фирме «Гуру». Часть из них представлена ниже:

Тип документаПродолжительность хранения, лет
Акты выполненных работ5
Первичные документы и план счетов5
Реестр с информацией о доходах физических лиц75
Табели и журналы, учитывающие рабочее время5 (при обычных условиях труда, иначе – 75)
Трудовые соглашения75

Нарушения

Последствия за нарушение сроков хранения бухгалтерских документов выражены в административной ответственности. Сумма, которую взыщут в доход государства, зависит от тяжести правонарушения. При повторном инциденте она будет больше. Ответственность несут руководитель предприятия и главный бухгалтер.

В зависимости от обстоятельств и вида предприятия ответственность за несоблюдение порядка хранения бухгалтерских документов в организации может наступать по статьям 13.20, 13.25 и 15.11 КоАП РФ

Кроме того, отсутствие счетов-фактур и/или регистров бухучета подпадает под ст. 120 НК РФ. Штраф – от 10 000 рублей.

Также см. «Самые распространенные бухгалтерские нарушения».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.