Часто организации приходится выдавать деньги тому или иному сотруднику на расходы в интересах всего предприятия. В связи с этим необходим бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами. В 2019 году его правила не менялись.
Какой используют счет
Сначала о том, какой счет бухгалтерского учета для расчетов с подотчетными лицами предназначен. Это счёт номер 71, который так и называется – «Расчеты с подотчётными лицами» (согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). Это один из самых востребованных в бухгалтерии счетов.
СПРАВКА
С расчетами подотчет имею дело т. н. подотчетные лица. Это работники, в т. ч. по договору ГПХ, которым выдают деньги для оплаты расходов организации, а они должны за эти деньги потом отчитаться. Это вытекает, в частности, из письма Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.
Таким образом, ведение учета расчетов с подотчетными операциями необходимо для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.
Сам учет подотчетных сумм и расчетов носит активно-пассивный характер. То есть, остатки на счёте могут быть и по дебету, и по кредиту.
Также см. «ЦБ РФ: новые правила выдачи “под отчет”».
Общий порядок учета расчетов с подотчетными лицами
По закону организация учета расчетов с подотчетными лицами подразумевает, что на выданные под отчет суммы счет расчетов с подотчётниками дебетуют в корреспонденции со счетами учета денежных средств.
И наоборот, на израсходованные подотчетными лицами суммы корректируют кредит счета в корреспонденции:
- со счетами, на которых учитывают затраты и приобретенные ценности;
- другими счетами в зависимости от характера понесённых расходов.
Иногда при бухучете расчетов с подотчетными лицами приходится отражать подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки. Это делают по кредиту счета расчетов с ними и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списывают со счета 94 в:
- Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника);
- Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда сотрудника).
Таков кратко учет расчетов с подотчетными лицами.
Принцип аналитического учета расчетов
Также ведут аналитический учет расчетов с подотчетными лицами. Согласно Инструкции к Плану счетов, это делают по каждой сумме, выданной под отчет.
Основные проводки по расчетам с подотчетными лицами
Далее приведены стандартные примеры бухгалтерских проводок по учету расчетов с подотчетными лицами в зависимости от этапа движения подотчётных сумм.
|
На день выдачи денег под отчёт |
|
| Выдача денег под отчет из кассы | Дт 71 – Кт 50-1 |
| Перечисление денег на банковскую карту работника под отчет | Дт 71 – Кт 51 |
|
На дату утверждения авансового отчета |
|
| Оплата, произведенная подотчетным лицом за товары, работы, услуги | Дт 60 и др. – Кт 71 |
| Признаны расходом суточные за время нахождения в командировке | Дт 20 (91-2 и др.) – Кт 71 |
|
На дату окончательного расчета по выданным подотчетным суммам |
|
| Выплачен перерасход по авансовому отчету из кассы | Дт 71 – Кт 50-1 |
| Перерасход по авансовому отчету перечислен на банковскую карту подотчетного | Дт 71 – Кт 51 |
| Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм | Дт 50-1 – Кт 71 |
| Неизрасходованный остаток подотчетных сумм перечислен с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет организации | Дт 51 – Кт 71 |
Какие нужны документы
Основные документы учета расчетов с подотчетными лицами следующие (обычно достаточно одного соответствующего):
- расходный кассовый ордер;
- выписка банка по расчетному счету;
- приходный кассовый ордер;
- авансовый отчёт сотрудника.
Корреспонденция счетов
Ниже в таблице приведены основные корреспонденции с другими счетами, возможные при учете расчетов с подотчётными работниками.
|
По дебету |
По кредиту |
| 50 Касса
51 Расчетные счета 52 Валютные счета 55 Специальные счета в банках 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами 79 Внутрихозяйственные расчеты 91 Прочие доходы и расходы |
07 Оборудование к установке
08 Вложения во внеоборотные активы 10 Материалы 11 Животные на выращивании и откорме 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей 20 Основное производство 23 Вспомогательные производства 25 Общепроизводственные расходы 26 Общехозяйственные расходы 28 Брак в производстве 29 Обслуживающие производства и хозяйства 41 Товары 44 Расходы на продажу 45 Товары отгруженные 50 Касса 51 Расчетные счета 52 Валютные счета 55 Специальные счета в банках 70 Расчеты с персоналом по оплате труда 73 Расчеты с персоналом по прочим операциям 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами 79 Внутрихозяйственные расчеты 91 Прочие доходы и расходы 94 Недостачи и потери от порчи ценностей 97 Расходы будущих периодов 99 Прибыли и убытки |
Также см. «Выдаем денежные средства в подотчет в 2019 году».