Трудоустройство работника сопровождается оформлением документов, которые позволяют учесть его данные, участие в производственном процессе и гарантируют ему защиту прав.

Начало оборота бумаг, касающихся работника, происходит в кадровом органе.

После издания приказа о назначении на должность, на сотрудника оформляется документ формы Т2 – личная карточка работника, которая содержит информацию для внутреннего пользования личного характера и кадрового учета.

В организации заводится картотека, где обеспечивается в алфавитном порядке и по отделам сохранность карточек на действующих работников.

После увольнения из штата документ изымается, передается в архив и уничтожается по акту только через 75 лет.

Необходимость длительного срока хранения объясняется наличием данных, которые, как и ведомости по заработной плате, позволят сотруднику восстановить информацию для пенсионного обеспечения в случае потери прочих документов.

Способы оформления личной карточки работника

форма личной карточки работника
Программное обеспечение программ по кадрам и заработной плате содержит личную карточку работника, образец которой можно найти на страницах социальных сетей, посвященных теме бухгалтерии и кадрового учета.

Поскольку данные в программу вносятся после оформления новой штатной единицы кадровым органом, то наиболее простой способ оформления – иметь бланк личной карточки работника.

Он заполняется в его присутствии, полученные сведения заверяются подписью нового сотрудника.

Движение лиц при трудоустройстве требует наличия значительного запаса бланков Т2

Образец бланка личной карточки работника скачать можно заранее из Интернет-ресурсов. Этот документ включает в себя 11 разделов.

Первичные данные заполняются представителем кадровой службы, для оформления вновь принятый сотрудник должен предоставить документы:

  1. удостоверяющие личность;
  2. полученного образования (предъявляется даже при совпадении с профилем работы);
  3. ИНН, при наличии;
  4. свидетельство пенсионного страхования (в случае, если трудового стажа не было на момент принятия на работу, оформляется кадровым органов с последующим занесением номера сведения);
  5. воинского учета для военнообязанных;
  6. трудовую книжку.

расчет пени по налогам
Как производится расчет пени при неуплате налогов?
Описание процедуры перехода с ОСНО на УСН.

Для записи сведений также понадобится приказ о приеме на работу и трудовой договор.

Остальная информация носит осведомительный характер и записывается со слов трудоустраиваемого лица.

Первоначальные данные заносятся вручную или на печатной машинке, при этом допускается объединение методов, в дальнейшем информация добавляется по мере поступления.

Записи заверяются подписью сотрудника и кадровиком, производившим начальное оформление.

Особенности заполнения личной карточки

личная карточка работника образец
Заполнение личной карточки работника не составляет сложности, но имеет некоторые нюансы при оформлении.

  • Наименование юридического лица или ИП записывается полностью, в соответствии с учредительными документами.
  • Табельный номер в момент заполнения карточки присвоен, данные берутся из приказа.
  • В «характере» работы указывается постоянная или временная, вид работы – основная или по совместительству, сведения записываются из трудового договора.
  • ФИО и дата рождения указываются полностью, сокращению подлежат лишь некоторые наименования места рождения, которые не искажают информации.
  • Код места жительства берется из классификатора ОКАТО.

Гражданство записывается полностью и кодируется в соответствии с данными ОКИН, при этом

  • гражданину РФ присваивается цифра «1»,
  • лицам с двойным гражданством – «2»,
  • иностранным подданным – «3»,
  • а лицам с отсутствием принадлежности к какому-либо государству – «4».
Знание языков и степень владения записывается со слов сотрудника, информация не сокращается

Образование подтверждается свидетельствами и дипломом, проставляются коды в соответствии с ОКИН:

  • начальному образованию присваивается цифра «1»,
  • высшее образование записывается как «18».

Существует классификация и в разрезе полученного неполного образования с записью количества курсов. При обучении более половины срока обучение считается неполным (например, высшее, 1,2,3 курс).

Специализация указывается в соответствии с документами, при этом искажения не допускаются.

Сведения о должности берутся из приказа и трудового договора, при этом нужно четкое соответствие штатному расписанию, утвержденному руководителем организации.

Поскольку карточка не предусматривает описание особых условий труда (например, вредных), то профессия кодируется по классификатору ОКПДТР.

обязательный аудит
Чем отличается обязательный аудит от инициативного?
Для контроля кредитов и займов рекомендуем провести аудит. Как он проводится узнай подробнее в статье.
Что входит в услуги бухгалтера по сдаче отчетности: http://buhguru.com/buhgalteria/uslugi-bukhgaltera-po-sdache-otchetnost.html

Трудовой стаж подсчитывается кадровым работником, и периоды работ для этого берутся из трудовой книжки или трудовых договоров с ИП, до внесения изменений в трудовое законодательство о праве предпринимателей производить записи в трудовые книжки работников.

Семейное положение записывается полностью, при этом кодируется по ОКИН.

В составе семьи указываются только близкородственные связи, пояснения вносятся со слов работника.

Паспортные данные не подлежат сокращению, данные должны соответствовать документу.

Отдельный раздел посвящен военнообязанным, для заполнения необходимо взять сведения из воинского билета, невоеннообязанным не нужно подтверждать отсутствие у них воинской повинности.

Прием на работу, переводы, перемещения заносятся под подпись сотрудника, эти данные дублируют записи, производимые в трудовой книжке.

Основанием для составления записи являются приказы по организации

Подробно при оформлении заполняются разделы аттестации, повышения квалификации с указанием документа и полученной специализации и профессиональной переподготовки.

Данные об отпусках заносятся на основании приказов, при этом, кроме очередных также указываются периоды без сохранения заработной платы, по инициативе работника или работодателя, декретные, послеродовые и отпуска по уходу за ребенком до 1,5 и 3 лет.

В раздел, посвященный социальным льготам, вносятся пояснения о предоставленных в рамках законодательства или коллективного договора льготах.

Дополнительные сведения могут содержать сообщения, которые нельзя отнести ни к одному из пунктов документа.

Изменения в личной карточке, увольнение

личная карточка работника скачать
Запись о прекращении трудового договора происходит так же, как и принятие. Оформляется на основании приказа с указанием статьи увольнения.

Сведения, указанные в форме личной карточки работника, могут претерпевать изменения, например, при смене фамилии.

В этом случае данные исправляются кадровым работником по правилам, разработанным для оформления трудовых книжек. В аналогичном порядке изменяются ошибочные или неверные сведения.

После увольнения сотрудника документ изымается из картотеки и хранится отдельно.

Карточки систематизируются по годам и алфавиту, срок нахождения в кадровой службе – 3 года, после чего предстоит передача документов по реестру в архив организации.

Образец формы личной карточки работника
образец